ICP — Internal Compliance Program

Was ist ein ICP?

Ein Internal Compliance Program (ICP) ist die betriebliche Organisation und Dokumentation aller Prozesse, die sicherstellen, dass ein Unternehmen seine Exportkontrollpflichten einhält. Es ist keine gesetzliche Pflicht — aber in der Praxis unerlässlich, weil es Voraussetzung für die Nutzung der EU-Allgemeinen Genehmigungen EU001–EU009 ist.

Die 8 BAFA-Mindestanforderungen

Das BAFA definiert in seinen Leitlinien 8 Mindestanforderungen an ein anerkennungsfähiges ICP:

1. Klares Bekenntnis der Unternehmensführung (Management Commitment)
2. Benennung eines Exportkontrollbeauftragten
3. Risikoanalyse und Compliance-Risikobewertung
4. Schriftliche Exportkontroll-Richtlinien und Arbeitsanweisungen
5. Schulungen für alle exportrelevanten Mitarbeiter
6. Prüfverfahren für Güter, Kunden und Endabnehmer
7. Dokumentation und Archivierung (10 Jahre nach AWG § 23)
8. Regelmäßige interne Audits und Verbesserungsmaßnahmen

Schulung im ICP

Die folgenden Angaben stammen aus dem BAFA-Merkblatt „Firmeninterne Exportkontrolle“ (3. Auflage, April 2022). Das Merkblatt ist nicht rechtsverbindlich; es beschreibt, was das BAFA für ein ICP erwartet und empfiehlt.

• Wer: Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter, die mit Exportkontrollaufgaben beauftragt sind, Gelegenheit zur Teilnahme an einschlägigen Schulungen bekommen.
• Wie oft: Das Exportkontrollpersonal soll mindestens einmal im Jahr Gelegenheit bekommen, sich intern oder extern fortzubilden. Ändern sich die maßgeblichen Vorschriften und Verfahren, muss es auf den neuesten Stand gebracht werden. Betroffene Mitarbeiter werden zusätzlich mindestens jährlich zu den Risiken im Außenwirtschaftsverkehr sensibilisiert.
• Nachweis: Sämtliche Schulungsnachweise werden aufbewahrt. Als ICP-Prüffrage nennt das Merkblatt, in welchem Turnus Schulungen stattfinden und wie sie dokumentiert werden.

Ob auch mittelbar Betroffene (etwa Vertrieb, Versand oder Projektverantwortliche) geschult werden, führt das Merkblatt als Prüffrage auf. Wie das ICP insgesamt aufgebaut wird, zeigt der Leitfaden zum ICP-Aufbau für KMU.

Vorteile eines ICP

• Berechtigung zur Nutzung von EU-Allgemeinen Genehmigungen (EU001–EU009)
• Reduziertes Risiko bei BAFA-Prüfungen: strukturierter Nachweis der Sorgfalt
• Strafmilderung bei Verstößen, wenn ein nachweisbares ICP vorliegt
• Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen ohne formales Compliance-System
• Bessere Zusammenarbeit mit internationalen Geschäftspartnern

ICP-Aufbau mit dem ExportKontrollManager

Das ICP-Modul des ExportKontrollManagers führt Sie strukturiert durch alle 8 BAFA-Mindestanforderungen. Sie können Richtlinien, Schulungsnachweise, Prüfprotokolle und Auditberichte direkt in der Plattform verwalten und bei BAFA-Prüfungen sofort vorlegen.